ビジネスカードの経費の計上について丁寧に説明いたします。

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  • 法人カードにおける会計処理はどのように行うべき?

    (最新更新日:2018年9月14日)

    法人カードにおける会計処理

     

    法人カードを持つ以上、必ず行わなくてはならない会計処理について徹底解説

     

    所持している法人カードを使ったものの、経費としてどのように処理すればよいかわからない方も多いのではないでしょうか?

     

    法人カードを使って支払ったものは、経費として落とすために必ず会計処理を行わなくてはいけません。
    しかし、法人カードにおける会計処理では、「複式簿記」や「借方と貸方」といった少し難しい言葉が出てきます。
    しかも、調べても難しい言葉が羅列してあるだけで、なかなか理解に苦しむことも…。

     

    そんな法人カードにおける会計処理について、どこよりもわかりやすくご説明します!
    法人カードを持つ以上絶対にやらなければならないことなので、ぜひ参考にしてみてください。

     

     

     

    手始めに難しい言葉を理解しておく

     

    会計処理について理解するには、あまり聞き慣れない言葉を覚えておかなくてはなりません。
    少し難しいかもしれませんが、わかりやすいよう丁寧に解説します!

     

    法人カードにおける会計処理では、「複式簿記」という、1回の取引でお金の動きを2側面から記録する方法が用いられます。

     

    この複式簿記では、「借方(かりかた)」と「貸方(かしかた)」という言葉が出てきます。
    資産の増加や費用の発生を計上する側を借方、負債や純資産の増加及び収益の発生を計上する側を貸方と呼びます。
    借方と貸方は、それぞれ仕訳伝票の左右に記載しますが、特に意味を覚える必要はないでしょう。

     

     

    また複式簿記では、「発生主義」に基づき会計処理を行わなくてはなりません。
    発生主義とは、取引がどのように発生したかを明確にしなくてはいけないという、会計原則の1つです。

     

    つまり、アナタが購入した商品は何円か、そしてアナタがお店に何円払ったかを、会計処理で証明してくださいと言われているのですね。

     

    現金払いで考えると、購入する商品の金額分の取引がそのまま行われるのでカンタンかと思います。
    これがいわゆる「単式簿記」になります。

     

    しかし法人カードの場合、商品の代金を発行会社が一旦肩代わりし、引き落とし日にアナタが発行会社にその分の金額を支払います。
    これが、先程から多く登場する「複式簿記」という訳です。

     

    ここまでの情報はしっかりと抑えられましたでしょうか?
    次に法人カードで商品を購入した時を例に、どのような会計処理を行えばよいか見てみましょう!

     

    • 複式簿記=1回の取引でお金の動きを2側面から記録する方法
    • 借方(かりかた)=仕訳伝票における左側
    • 貸方(かしかた)=仕訳伝票における右側

     

     

     

    未払金として会計処理を行う

     

    会計処理の理解に必要な言葉を覚えたところで、「法人カードで1,000円の万年筆を購入した時」を例に用いて、記入方法を確認しています。

     

    8/4に法人カードで1,000円の万年筆を購入(翌月25日引き落とし)
    日付 勘定科目 借方 勘定科目 貸方
    8/4 消耗品費 1,000 未払い金 1,000
    9/25 未払い金 1,000 普通預金 1,000

     

    法人カードの会計処理では、このように記載する必要があります。

     

    ただし、これはあくまで、法人カードで商品を1つ購入した場合の会計処理。
    法人カードによる支払いが8月に何度かある場合、その利用額の総計(引き落とし確定額)が、9/25の借方と貸方の金額に入ります。

     

    これを見ると、会計処理時の金額の入力は難しくなさそうですね。
    しかし、この会計処理で出てくる「消耗品費ってなに?」と思った方もいるのではないでしょうか?

     

    これこそが、取引の内容を端的に表した名前にあたる「勘定科目」です。
    とはいえこの勘定科目、たくさんの科目があり、全てを覚えるのは一苦労。

     

    そこで、法人カードにおける会計処理によく用いられる勘定科目を厳選してご紹介するので、ぜひ覚えてみてください!

     

     

     

    法人カードを利用する方が主に用いる勘定科目

     

    法人カードにおける会計処理で用いられることの多い勘定科目を、厳選して4つほど掲げてみました。

     

    接待交際費 客先での接待や会食などに要する費用
    旅費交通費 移動するために要する宿泊費や交通費など
    通信費 携帯料金やインターネット回線代など
    消耗品費 文房具やコピー用紙といった消耗品に要する費用

     

    これらの勘定科目を抑えておけば、法人カードにおける会計処理では、比較的スムーズに仕訳伝票へ記載できると思います。

     

    どれにも該当しない経費があるのなら、ネットで調べてみると良いでしょう。
    もし、それでも見つからない場合や会計処理が心配な方は、1度税理士に相談してみることをおすすめします。

     

     

     

    分割払いやリボ払いなど複数回の支払いの時は?

     

    分割払いやリボ払いといった、法人カードの請求が複数回に分かれるものにした場合、会計処理はどうなるのでしょうか?

     

    この場合、法人カードで1回払いを行った時の会計処理と、特に大きな変化はありません。
    しかし、引き落としの回数分の記載や手数料の追記が必要となります。

     

    8/4に法人カードで1,000円の万年筆を2回払い(手数料200円)で購入(翌月25日引き落とし)
    日付 勘定科目 借方 勘定科目 貸方
    8/4 消耗品費 1,000 未払い金 1,000
    9/25 未払い金 500 普通預金 500
    9/25 支払手数料 200 普通預金 500
    10/25 未払い金 500 普通預金 500
    10/25 支払手数料 200 普通預金 500

     

    このように、勘定科目を未払金でなく支払手数料にして会計処理を行います。

     

    これは、法人カードでリボ払いを行った時も同様。
    しかしリボ払いの場合、利子が変則的で毎月の手数料が変わってくるので、法人カードの請求額はいくらでその内のいくらがリボ払いなのか、しっかりと把握しておく必要があります。

     

     

     

    法人カードでキャッシングを利用した時は計上するの?

     

    法人カードで支払いをするのではなく、キャッシングを行った場合は会計処理に影響するのでしょうか?

     

    実は、法人カードでキャッシングを行った時も、会計処理をしなければなりません。

     

    8/5に法人カードで10,000円のキャッシング(手数料200円)を行った場合(翌月25日返済)
    日付 勘定科目 借方 勘定科目 貸方
    8/5 現金 10,000 短期借入金 10,000
    9/25 短期借入金 10,000 普通預金 10.000
    9/25 支払手数料 200 普通預金 200

     

    法人カードでキャッシングを行った場合、勘定科目が「現金」と「短期借入金」といった形に。
    この短期借入金というのは、どれくらいの期間借りるのかによって、勘定科目が変わってきます。

     

    1年以内であれば、上の表にある通り、短期借入金として会計処理を行って構いません。
    しかし、3年以上は「長期借入金」を選択する必要があります。

     

    また手数料については、分割払いやリボ払いと同様に、法人カードの引き落とし日を仕訳伝票に記載しなければなりません。
    とはいえ、法人カードでキャッシングを行ったとしても、そこまで会計処理がややこしくなることはないのです。

     

     

     

    ポイントって会計処理に関与するの?

     

    法人カードには、ポイントやマイルが貯められるものも多く存在します。
    このポイントやマイルの会計処理方法をご紹介します。

     

    法人カードで貯めたポイントやマイルの会計処理は、仕訳伝票の勘定科目に雑収入として記載します。
    この雑収入と記載するタイミングは、ポイントなどを貯めた時ではなく使った時。
    1回の使用毎に仕訳伝票へ記載しなければならないので、ポイントなどをひつ月に何度も使うと、会計処理が大変かもしれませんね。

     

    それでは、法人カードで貯めたポイントやマイルの会計処理方法を見てみましょう!

     

    8/6に200円のボールペンを法人カードのポイントを200ポイント消費して購入した
    日付 勘定科目 借方 勘定科目 貸方
    8/6 消耗品費 200 雑収入 200

     

    法人カードで貯めたポイントやマイルの会計処理は、上記の表のように記載するだけなのでカンタン!
    とはいえ、ポイントやマイルは、実は法律上では会計処理を義務付けられていません
    そのため、必ずしも会計処理を行わなくても良いのです。

     

    しかし、あくまで会計処理が義務付けられていないだけで、100%やらなくてよい訳ではありません。
    もし、担当の税理士の方に会計処理を促されるようであれば、それに従うのが吉かと思います。

     

     

     

    法人カードの有無で会計処理の手間は変わります

     

    以上、法人カードにおける会計処理についての解説でした!
    筆者としては、懇切丁寧に説明したつもりではありましたが、伝えきれていなければ申し訳ありません。

     

    ご紹介したように、法人カードにおける会計処理は、初めて触れる方からすると少し難しいです。
    しかし、1度理解してルーティン化してしまえば、法人カードは経費管理を大幅に簡略化してくれます。

     

    もし、法人カードをまだ導入していないのであれば、ぜひ検討してみてください!
    当サイトで紹介しているたくさんの法人カードをご覧いただければ、アナタに最適な1枚が見つかるかもしれません。

     

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