ビジネスカード導入時には社内ルールを!トラブル防止に繋がります

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  • 法人カードの管理方法は徹底しましょう!

    (最新更新日:2018年9月14日)

     

    法人カードを導入する際、どのように管理すれば良いかわからずお困りではありませんか?

     

    法人カードを導入するとなったら、絶対に行うべきはまず社内ルールの見直し
    導入する法人カードを誰がどうように使うかなど、管理方法について追記する必要があります。

     

    こういった対処を施さなければ、法人カードを社員に渡した時に不正利用されることも。
    アナタがそんな目に遭わないよう、法人カードの管理方法をお教えいたします。

     

    キチンとした管理方法を徹底し、法人カードでビジネスの効率化を図りましょう!

     

     

     

    どういった社内ルールを設けるべき?

     

    法人カードの管理方法を徹底するために社内ルールの見直しを!と言われたものの、どういったものを作ればよいかわからないと思います。
    そこで、設けるべき社内ルールを4つほどご紹介します。

     

    利用する用途・社員を限定

     

    法人カードを使う場面や人によって、制限を設けるような管理方法を取ることはとても大切です。

     

    例えば、法人カードは経理担当者がネットで備品を購入する時のみ使用可能とします。
    そうすれば、何らかトラブルが起こった場合でも、原因が突き止めやすく、不正利用の心配も少なくなることでしょう。

     

    また、利用用途を制限していないと、法人カードの使用者が私的に使ったのか業務上必要なことに使ったのかハッキリとわかりません。
    しかし、交通費のみと制限していた場合、コンビニなどでの利用履歴が残っていたら、一目で制限外の利用であるとわかるのです!

     

    もし、さらに管理方法を徹底させたい方は、法人カードを使う際に冗長への報告を義務付けるなどすると良いでしょう。

     

     

    証明書の提出義務

     

    法人カードを使えば、必ず領収書やクレジット売上票が発行されます。
    法人カードを使った方に対して、これらの証明書の提出を促すことも適切な管理方法の1つです。

     

    法人カードの利用履歴を見ると9回の利用があるのに、領収書は8枚しか提出してなければ、おかしいことが明白ですよね。
    もしかすると、領収書を発行し忘れたのかもしれませんが、管理方法を徹底するにはこれを見逃してはいけません。

     

    しかも、領収書やクレジット売上票は経費処理の時に役立つので、管理方法として採用すれば一石二鳥ですよ!

     

     

    紛失・盗難時のマニュアル

     

    社員が法人カードを無くしたり盗まれたりした時、管理方法がずさんでないかがとても重要になります。
    なぜなら、ずさんな管理方法である場合、対処の仕方を間違えてしまい、悪用されても補償されないこともあるからです。

     

    法人カードが紛失や盗難に遭っても、悪用されたことを証明できなければ補償対象外になるケースも。
    そのため、紛失や盗難に遭った時のエスカレーションを明記しておくような管理方法をとっておく必要があります。

     

    1. 発行会社への連絡
    2. 警察に届出を提出
    3. 届出番号が発行され次第、発行会社に再度連絡

     

    上記の手順を行えば、悪用されたとしても補償されるケースが多いので、管理方法を徹底する際には参考にしてみてください。

     

     

    ポイントやマイルの使い道

     

    ポイントやマイルが貯まる法人カードを所持している方も多いのではないでしょうか?
    管理方法を見つめ直すには、これらの所有権が誰にあるかを定めておく必要があります。

     

    実は、社内ルールとして制定されていない場合、ポイントやマイルを社員に無断で使用されても、法律上は問題ありません
    そのため、ポイントやマイルの管理方法を徹底していないと、社員とトラブルに発展してしまうことも。

     

    そうならないために、ポイントやマイルの管理方法を疎かにするようなことは控えてください。
    ポイントは消耗品などの備品に、マイルは次回の出張に充てるといった、あくまで会社のために使いますよ!という旨を社内ルールに記載することをおすすめします。

     

     

     

    管理方法を疎かにすると不正利用の恐れも…。

     

    先に紹介した社内ルールを設けず法人カードの管理方法を疎かにしていると、社員がプライベートの支払いに使うなどの不正利用に繋がる可能性があります。

     

    誰が使ったかわからないなんて管理方法を継続していれば、それを知っている社員に少しの悪い考えが浮かんでしまいかねません。

     

    もし、不正利用が発生してしまえば、せっかくの法人カードの導入が台無し。
    発行会社への手続きや警察とのやり取りなど、業務は逆に滞ってしまうことでしょう。
    なにより、企業イメージに大きなダメージを負うことになる可能性も。

     

    そうなる前に、法人カードの管理方法をキチンとし、導入によるメリットを存分に活かしましょう!

     

     

     

    キチンと管理していれば法人カードは良いこと尽くし!

     

    法人カードの管理方法をずさんにすると、不正利用などのリスクを伴うことがおわかりいただけましたでしょうか?

     

    とはいえ、法人カードは本来ビジネスの効率化を図るもの。
    適切な管理方法を行っていれば、ビジネスで受けられる恩恵は大きなものとなります。

     

    もし、法人カードをまだ所持していない方がいましたら、ぜひご検討してみてください!
    どのような管理方法を行えば良いか抑えたアナタなら、法人カードを適切に扱えることでしょう。

     

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