社内で法人カードを利用する際に定めておくべきルールについて解説しています。

法人カードを利用する際に定めておくべき社内ルールとは?

(最新更新日:2017年11月18日)

社内ルールとは?

 

あなたが普段会社で利用している法人カードには、特典・付帯サービス、ビジネスサポートやポイント・マイルが貯められるポイントプログラムなど利用する際に得られる様々なメリットがあるでしょう。

 

それらのメリットによって利用する前よりも、快適に仕事を行えているのではないでしょうか?
しかし、様々なシーンでメリットを得られる反面、注意深く利用しないと問題が発生してしまう場合があります。

 

当サイトでは、社内ルールをしっかり設けることをおすすめしています。
では、法人用クレジットカードを利用するために定めておくべきルールとは一体どのような内容なのか?

 

当ページでは、「法人カードを利用する際に定めておくべき社内ルール」について解説していきます!


社内ルールとは?


なぜ法人カードの利用で社内ルールを定めるべきなのか?

 

会社で法人カードを導入することによって社内で発生した経費処理や管理の最適化事務作業の効率化特典・付帯サービスによる恩恵など様々なビジネスシーンをより加速化することができるでしょう。
しかし、その反面、利用すると同時に利用規約(社内ルール)をしっかり定めておく必要があります。

 

例えば、会社での打ち合わせや接待などで利用する場合は経費に計上しても問題ないでしょう。
しかし、利用制限を設けずに、社員に貸与してしまうと、高確率で不正を行う社員がでてきます。

 

プライベートでの食事にも関わらず、法人カードで決済してまったり、個人的な買い物を「事務用品」として会社の経費に計上してしまうなど・・・。
このような問題を未然に防ぐためにも、利用範囲の制限を設け、社内のコンプライアンスをしっかり整えることが大切です。

 

【対策案】として以下のような方法で社内ルールを定めましょう。

 

【対策案その1】上司への報告

社内ルールとは?
利用する際に必ず上司に利用内容、時間、場所などを報告することをルールに定める事が大切です。
そうすることによって第三者からの確認がとれ、誰がどの法人カードを利用したかを把握することになります。
そして、第三者の認知をとれたかとによって利用者本人も不正利用しにくくなるでしょう。

 

【対策案その2】利用範囲の制限

社内ルールとは?
利用用途の制限をルールに設けることによって、法人カードの経費処理を簡素化することができ、事務作業もしやすくなるでしょう。
そして、もし不正利用があったとしても、利用範囲を制限することによって判別しやすくなり、不正利用しようとする社員減少します。

 

【対策案その3】貸与する社員の制限

社内ルールとは?
役員クラスや役職社員(部長・課長)などの一定職位以上の社員のみに保有の許可を制限しましょう。
そうすることによって法人カードの保有人数が絞る事ができ、法人カードの明細書の管理もしやすくなります。

 

【対策案その4】証明書の提出

社内ルールとは?
法人カードを利用するごとにしっかり領収書(または、レシート)などの証明書を提出するルールを設けましょう。
その提出した際に確認が取れ、後日明細書でも正しいかどうか判断することができ、二重チェックができます。

 

【対策案その5】所持の制限

社内ルールとは?
常に社員に貸与させることで不正利用する機会を与えることになります。
交通機関、営業車、接待や会食など各ビジネスシーン毎に貸し出すというルールも一つの不正防止の方法です。

 

 

上記で挙げたルールはあくまで例ですが、会社の業態や規模に沿った社内ルールを定め、どのぐらいの範囲で社員に貸与するのかをしっかり決めて効率よくご利用していきましょう。

 

【まとめ】社内ルールを定め、正しく法人カードを活用しましょう。

社内ルールとは?

 

当ページ「法人カードを利用する際に定めておくべき社内ルールとは?」を最後まで読んでいただきありがとうございました。

 

法人カードを利用する場合は、しっかり社内ルールを定め、正しく法人カードを利用しましょう。
しっかりした社内ルールが定められていない企業では、ポイントやマイルの無断利用や個人利用など横領罪に発展してしまうケースも中にはあります。

 

ちなみに、今回の内容を調べた結果、社員の不正利用で最も多く行われているのが「ガソリン給油時の使用」です。
個人的な利用目的で、ガソリン給油してしまうケースが本当に多いという事がわかりました。

 

ガソリン給油などの経費処理の簡素化やポイント・キャッシュバックなどへ還元するために法人カードを会社で導入することは非常に効果的ですが、不正利用を未然に防ぐためにも社内ルールを定め、しっかり社内のコンプライアンスを整えておきましょう。

 

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