社内で法人カードを利用する際に定めておくべきルールについて解説しています。

法人カードを利用する際に定めておくべき社内ルールとは?

(最新更新日:2018年01月16日)

法人カード:社内ルール

 

法人カードを利用するなら、社内ルールをしっかりと設けることが大切!

 

法人カードは、業務効率化や特典サービスといった様々なメリットが得られることから、年々利用者が増えてきている人気のビジネスツール!

 

しかし導入する企業が増えているなか、利用者の間では社員による「法人カードの不正利用」が深刻な問題となっています。

 

なぜこういった法人カードの問題が起きてしまうのか。
それは、企業が法人カードを利用するにあたっての社内でルールを設けていないのが原因の一つ!

 

そこで今回は、社内でルールを設けなかった会社で起きた法人カード問題を紹介!
また、実際に法人カードの社内ルールを設けるときに参考にしてほしい実例も解説します。

 

あなたの会社がまだルールの導入していないのならば、これを見て作成してみてください!

 

 

 

法人カード利用にはなぜ社内ルールを定めるべきなのか?

法人カード:社内ルール

 

会社で法人カードを導入するなら、利用について予め社内ルールを決めておくのが得策!

 

というのも、多くの企業の間で社員による不正利用が高確率でおこっているからです。

 

 

実際にあった、不正利用の実例

法人カード:社内ルール

 

ある会社員が、社用車にガソリンを入れに行ったときの話。
その社員は、ガソリンの他に私的目的のための灯油を給油してしまったのです!

 

一体なぜ社員はこんなことをしたのか聞いてみると、この会社では「誰が・どこで・何を・どうした」といった法人カードの利用内容を使用者に確認していなかったのです。

 

確認されない=バレないと思った社員は、結果的に法人カードの不正利用をしてしまったようです。

 

他の件でいえば…
「プライベートの食事にも関わらず法人カードで決済してまった」
「個人的な買い物を事務用品として会社の経費に計上してしまった」

 

といった問題を抱えた企業もあるので、社内コンプライアンスの低下を防ぐためにも社内ルールを定め、しっかり守ることが大切です。

 

 

「利用明細書で確認しているから問題ない」は問題あり!

法人カード:社内ルール

 

法人カードは、毎月1度、利用履歴が記載された利用明細書の発行がされます。
この利用明細者を確認しているから大丈夫と思われている方も居ますが、実は注意が必要

 

利用明細書というのは「○月×日 △店 金額」といった形で利用状況がまとめられたもの。
一見細かくまとめられていると思いますが、実は利用状況の内容までは載っていません

 

そのため、上記のようなガソリンと灯油を買った場合には「○月×日 ガソリンスタンド 2,000円」といった合算された形で明細に載るので、一見不正受給かどうかは分からないのです。

 

 

 

不正利用を防ぐ「社内ルール」を考えよう!

 

では、実際にどういった内容であれば良いのか、不正利用を防ぐための4つの社内ルールをを紹介します。

 

利用できる社員を限定する

法人カードを使うことができる社員を限定する社内ルールです。
会社でも信頼のおける人に限ることで、法人カードによる不正利用のリスクを抑えることができます

 

不正利用のリスクの理解度を考えると、役員クラスが法人カードを持つのが適任です。

 

利用できる社員を限定しましたが、それ以外の方も法人カードを利用する場合があります。
そのような時のために、上司の許可が無いと使えないルールもあると良いでしょう!

 

この社内ルールがあれば、一般社員は法人カードの利用について、上司は貸すことについての責任感がそれぞれ生まれるので、不正利用の確率が減ります。

 

 

使用するには、上司への報告を設ける

利用の際には、必ず利用内容・時間・場所などを報告するルール設けます。

 

この社内ルールがあることで第三者からの確認が取れるので、誰がどの法人カードを利用したか把握できます。
また、利用者本人も第三者の認知とることで不正利用しにくくなるでしょう。

 

 

使用した内容の証明書を提出

法人カードを利用するごとに、しっかり領収書やレシートなどの証明書を提出するルール。

 

法人カード発行会社から送られてくる利用明細書では、使用内容を完璧に把握することは困難です。
そのため、利用明細書と照らし合わせて不正利用がないかなどの二重チェックができるので、準備しておく必要と良いでしょう。

 

※法人カード決済での領収書の取り扱いについては、こちらの記事をご覧ください。
法人カード決済では領収書の提出不要?!

 

 

 

【まとめ】社内ルールを定め、正しく法人カードを活用しましょう。

法人カード:社内ルール

 

法人カード導入による社内ルールの検討はいかがでしたか?

 

社内ルールを設けることは最初は面倒だと思いますが、後々のことを考えしっかりと組む方が得策です。

 

もしルールを社内で設けることになった場合は、あまりキッチリとし過ぎないようにすることも大切です。
固く作りすぎると今度は別の問題が出てくるので、あくまで社内ルールは最低限のことで組んでおき、あとは社員のリテラシーに任せるぐらいをおすすめします。

 

今回、社内ルールを設けていない企業で最も多かった不正利用は「ガソリンの給油」でした。
こういった不正利用を未然に防ぐためにもルールを定め、しっかりと社内のコンプライアンスを整えておきましょう。