法人カードの管理方法!徹底することで不正利用を未然に防ぐ!

法人カードの管理方法を解説!徹底したルール作りが大切

最終更新日: 2020年8月24日

画像: 法人カードの管理方法について

法人カードを所持する上で、管理方法を確立することは非常に大切。
ただ、法人カードの利用に関して、どのような管理を行えば良いのかわからない方もいるのではないでしょうか?

法人カードの管理方法を確立するためには、まず社内ルールを見直すことが大切です。
社内ルールにより、法人カードの利用を制限すれば、不正利用といったトラブルを未然に防ぐことが可能
法人カードの利用上、起こり得る様々な問題を解決するためには、社内ルールを徹底して作り上げなければいけません。

とはいえ、法人カードの管理方法を確立するために、どういった社内ルールを設ければ良いのかわからない方もいることでしょう。

そこで今回は、法人カードの管理方法について解説!
法人カードの利用に関して、どのような社内ルールを設ければ良いのか紹介します。

また、不適切な方法で法人カードを管理した際に、どういった問題が起きるのかも紹介するので、ぜひ最後まで見てみてください!

設けるべき社内ルールを一挙紹介!

画像: 社内ルールについて

法人カードをしっかりと管理するためには、社内ルールの徹底が不可欠です。

そこで、ここでは法人カードを導入したら、必ず設けるべき社内ルールを一挙に紹介!
計4つある社内ルールの項目を紹介するので、管理方法を確立するためにチェックしておきましょう。

利用する用途・社員を限定

画像: 利用する用途・社員の限定

まず、法人カードの管理方法を確立するためには、利用する用途や従業員を限定するルールを設けるようにしてください。

法人カードの利用者を制限すれば、万が一不正利用が発覚した際、誰が原因か突き止めることが可能
法人カードの利用を許可されている方にとっても、利用できる人が限られていることを知っていれば、不正利用を働くことはないでしょう。

そして、利用できる人を制限するだけでなく、利用用途を限定することも法人カードの管理方法として効果的です。
もし、利用用途に関する社内ルールを設けていないと、法人カードの利用者が私的に使ったのか、業務上必要な支払いに使用したのかはっきりと判別できません。

しかし、法人カードの利用用途を業務上必要な支払いのみと限定すれば、利用者はその用途以外での使用ができなくなります。
万が一、法人カードの利用者がプライベートの買い物で使用したとしても、一目で判断することが可能。

明細書には法人カードの利用履歴がすべて記載されるので、従業員が不正利用した際にすぐわかるという訳です。

上長への報告義務を課すというのも、法人カードの管理方法としておすすめです。
上長が逐一法人カードの利用用途などを確認すれば、劇的に不正利用の危険性は減らせることでしょう。

証明書の提出義務

画像: 証明書の提出義務

法人カードを利用すれば、必ず領収書やクレジット売上票が発行されます。
法人カードを利用した方に対して、これらの証明書の提出を促すことも適切な管理方法の1つです。

例えば、法人カードの明細書を確認した際に、9回の利用履歴があったとします。
しかし、法人カード利用者から提出される領収書が8枚のみだった場合、すぐに不正利用を見抜けることでしょう。

もちろん、法人カードの利用者が、領収書を発行し忘れてしまった可能性もあります。
ただ、領収書の発行を忘れた場合は、何かしらのペナルティを課すなどして管理を徹底してください。

ちなみに、法人カードの利用時に貰える領収書やクレジット売上票は、経費処理の際にも役立ちます。
これらは、法人カード利用の証明として重要な書類なので、提出を促せば一石二鳥です!

紛失・盗難時のマニュアル

画像: 紛失・盗難時のマニュアル

従業員の方が法人カードを無くしたり盗まれたりした時、管理がずさんでないかがとても重要になります。
というのも、法人カードの管理方法が不適切だった場合、紛失や盗難時の対処法を誤ってしまうだけでなく、不正利用時の補償が受けられなくなるからです。

ほとんどの法人カードは、紛失・盗難時に遭った不正利用の被害に対する補償を付帯。
この補償のおかげで、万が一紛失や盗難によって不正利用されてしまった場合でも、その被害額は全額返ってきます。

しかし、法人カードの管理が適当だと発行会社に判断されれば、紛失・盗難時の補償が適用されません。
当然ですが、紛失・盗難による不正利用の被害額は、全額自身で負担することになるので注意してください。

では、どういった管理をしていると、法人カードの紛失・盗難による不正利用の補償が受けられるのでしょうか?
基本的には、法人カードの紛失・盗難時に、以下のようなステップを踏むよう社内ルールに明記しておく必要があります。

  1. 発行会社への連絡
  2. 警察に届出を提出
  3. 届出番号が発行され次第、発行会社に再度連絡

法人カードが紛失や盗難の被害に遭うことを考えて、上記の手順をマニュアル化しておきましょう。

ポイントやマイルの使い道

画像: ポイントやマイルの使い道

ほとんどの法人カードには、「還元サービス」が付帯。
還元サービスによって得たポイントやマイルの管理を徹底するのも大切です。

実は、社内ルールとしてポイントやマイルの管理方法が定められていない場合、それらの所有権は誰のものでもありません
要は、法人カードで獲得したポイントやマイルを従業員の方に無断で使用されても、法律上問題にはならないということです。

しかし、ポイントやマイルの所有権を社内ルールで決めておけば、従業員とのトラブルは未然に防げることでしょう。
なので、法人カードで得たポイントやマイルに関しても、管理を徹底するために社内ルールを設けておくことをおすすめします。

法人カードの管理方法がずさんだった場合に起こり得ることとは?

画像: 法人カードの管理方法がずさんだった場合に起こること

不適切な方法で法人カードを管理していた場合、最も起こり得る危険性が高いのは従業員による不正利用です。

上述した通り、法人カードの社内ルールをしっかりと設けていないと、様々な状況で従業員が不正利用を働く可能性があります
それほどに法人カードというのは利便性が高く、簡単に不正利用できてしまうということです。

もし、従業員による不正利用が発覚した場合、せっかくの法人カード導入によるメリットが台無しになります。
発行会社への連絡を始め、警察とのやり取りなど、不正利用時に行わなければいけないことは様々。
法人カードの導入で業務効率化を図っていたのに、逆に業務が滞ってしまうといったこともあるでしょう。

なので、不正利用による損失を出さないために、しっかりとした管理方法を確立するようにしてください。

管理がずさんだった場合、不正利用による被害額が補償されない可能性があります。
不正利用による被害を自己負担しないためにも、徹底した管理方法の確立をおすすめします。

法人カードを探してみては?

画像: 法人カードはこちら

今回は、法人カードの管理方法について解説しました。
また、法人カードの管理が適当だった場合、どういった危険性があるのかわかったことでしょう。

ただ、法人カードは管理をしっかりとしていれば、たくさんのメリットをもたらしてくれるアイテムです。
そのため、法人カードをすでに所持している方、もしくは未導入の方も管理には気を付けるようにしてください。

もし、まだ法人カードを導入できていない方がいたら、当サイトで探してみることをおすすめします。
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そういった法人カードを導入できれば、ビジネスの役に立つことは間違いないでしょう!

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