法人カードの利用に必要な社内ルールを紹介!不正利用を抑えられる!

法人カードを利用する上で必要な社内ルールとは?

最終更新日: 2021年1月2日

画像: 法人カードの社内ルールについて

従業員による法人カードの不正利用を心配し、しっかりとした社内ルールを設けておきたいと考える方は多いと思います。

法人カードに関する規則を決めておくことは、従業員とのトラブルを防ぐのに最も効果的
そのため、法人カードを利用するなら、社内ルールの制定は不可欠と言っても過言ではありません。

とはいえ、どのような社内ルールを設ければ、法人カードの不正利用を未然に防げるのか、わからない方が多いことでしょう。

そこで、今回は法人カードを利用する上で必要な社内ルールについて解説。
どういった規則を設ければ良いのか、また起こり得る不正利用の危険性についても紹介します。

これから法人カードを導入する、もしくはすでに所持している方も、ぜひ参考にしてみてください!

法人カードをめぐる不正利用の危険性について

画像: 法人カードをめぐる不正利用の危険性について

法人カードの利用に関する社内ルールを設けておかないと、従業員が不正利用を働いてしまうかもしれません。

不正利用として最も起きやすいのが、法人カードを私的な理由で使ってしまうというもの。
プライベートでの飲食代を支払ったり、ガソリンの給油を行ったりと、起こり得る不正利用は様々です。

こういったプライベートでの法人カード利用は、発行会社が定める規約違反に該当します。
なので、不正利用による被害を負うだけでなく、最悪の場合は法人カードの利用停止処分が下される可能性もあります。

しかも、社内ルールを設けていない場合に発生した不正利用に関しては、補償の対象外となってしまうかもしれません。
過失で不正利用が生じたと発行会社に判断される可能性があるため、法人カードに関する社内ルールは必ず設けましょう。

制定すべき社内ルールを一挙紹介!

画像: 設けるべき社内ルールについて

ここからは、法人カードを利用する上で設けるべき社内ルールを一挙に紹介します!
必要な社内ルールは、以下の計4つです。

  • 利用者・用途を限定する
  • 利用を証明する書類の提出を義務付ける
  • 紛失や盗難時のマニュアルを作成する
  • ポイントやマイルの私的利用を禁ずる

それでは、上記4つの社内ルールについて、1つずつ詳しく解説します。

利用者・用途を限定する

画像: 利用者・用途の限定について

まず、不正利用を防ぐ社内ルールとして効果的なのが、法人カードの利用者や用途を限定するというものです。

例えば、法人カードの利用者を限定することにより、不正利用を働いた従業員が誰なのか迅速に突き止められます。
また、利用者が限定されていることを知らせておけば、法人カード所持者による不正利用の抑止にも繋げられることでしょう。

それだけでなく、法人カードの利用用途を限定する社内ルールの制定も大切です。

もし、利用用途に関する社内ルールを設けていないと、従業員が法人カードを私的に利用したとしても、見分けにくくなります。
しかし、「法人カードを利用できるのは交通費のみ」といった制限を設ければ、それ以外の支払い履歴があった際に一目で判別可能。
法人カードの利用明細書には全ての支払い履歴が記載されるため、不正利用をすぐ見抜けるという訳です。

ただし、利用用途を限定し過ぎると、法人カード導入による経費処理の効率化が狙えなくなるかもしれません。
現金での経費立て替えが発生する可能性が非常に高いので、注意してください。

利用を証明する書類の提出を義務付ける

画像: 証明書の提出義務について

法人カードを利用すると、「領収書」や「クレジット売上票」といった証明書類を貰えます。
これら証明書類の提出を義務付ける社内ルールを設けることも、法人カードの不正利用を抑える上で重要です。

例えば、従業員が証明書類として9枚の領収書を提出したとします。
しかし、法人カードの利用明細書に10回の利用履歴が残っていたとすると、それは不正利用を示す何よりもの証拠。
利用明細書と証明書類の枚数を照らし合わせることにより、不正利用を簡単に見抜けることでしょう。

とはいえ、法人カードを利用した従業員が領収書などを受け取り忘れることもあると思います。
こういった場合は、受け取り忘れた回数でペナルティを課す社内ルールを設けるなどして、対処するようにしてください。

法人カードを利用する際は、「利用額」・「利用内容」を上長に申告しなければならないといった社内ルールを設けることもおすすめです。
そうすることにより、利用明細書と領収書だけでなく、申告内容でも照らし合わせが行えます。

ポイントやマイルの私的利用を禁ずる

画像: ポイントやマイルの私的利用について

法人カードで貯められるポイントやマイルに関しても、社内ルールを設けておくようにしてください。
これは、社内ルールで決めておかないと、従業員にポイントやマイルを私的利用される可能性があるからです。

実は、法人カードで貯めたポイントやマイルの所有権が誰に当たるのか、はっきりと法律では定められていません。
法律上グレーゾーンの扱いということは、従業員がポイントやマイルをプライベートで利用したとしても、100%罪に問える訳ではないということです。

しかし、ポイントやマイルに関する社内ルールを設けておけば、罰則を科すことができるでしょう。
また、ポイントやマイルの個人利用を未然に防ぐ効果にも期待できます。

紛失や盗難時のマニュアルを作成する

画像: マニュアルについて

法人カードを紛失したり、盗難されたりした時のことを考え、マニュアルを作成しておきましょう。
というのも、法人カードの紛失・盗難時にどういった対策を取るか社内ルールで決めておかないと、不正利用による被害の補償を受けられない可能性があるからです。

基本的に、法人カードには、紛失・盗難といったトラブルが原因で不正利用が発生した際、その被害を補償する保険が付帯しています。
そのため、適切な対処さえすれば、法人カードをなくしたり盗まれたりしたとしても、そこまで慌てる必要はありません。

しかし、紛失・盗難時に取るべき対策を社内ルールで決めていないと、補償の対象外となるケースもあります。
この場合、不正利用の被害額は全て自己負担となるため、注意してください。

以下にて、社内ルールに明記すべき法人カードの紛失・盗難時の対策をまとめています。

  1. 法人カードの発行会社へ連絡する
  2. 警察に届出を提出する
  3. 警察が発行した届出番号を発行会社に伝える

法人カードの紛失・盗難が発覚した際は、上記のステップ通りに対処するよう社内ルールで決めておきましょう。

社内ルールさえ設ければ法人カードは便利なアイテム!

画像: 社内ルールさえ設ければ法人カードは便利なアイテム

今回は、法人カードを利用する上で設けるべき社内ルールについて解説しました。
これから法人カードを導入する、もしくはすでに所持している方も、今回紹介した情報を参考に社内ルールを制定してみてください!

不正利用の危険性はあるものの、しっかりとした社内ルールを設ければ、法人カードは非常に便利なアイテム。
法人カードを導入することにより、あなたのビジネスに豊富な恩恵をもたらしてくれることでしょう!

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