社内で法人カードを利用する際に定めておくべきルールについて解説しています。

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  • 法人カードを利用する際に定めておくべき社内ルールとは?

    法人カード:社内ルール

    (最新更新日:2018年12月13日)

     

    法人カードを利用するなら、社内ルールをしっかりと設けることが大切!

     

    ビジネスにおいて様々なメリットが得られることから、年々利用する企業が増える法人カード。
    しかし、利用者の間では社員による「法人カードの不正利用」が深刻な問題となっています。

     

    なぜこういった法人カードの問題が起きてしまうのか。
    それは、企業が法人カードを利用するにあたって社内でルールを設けていないのが原因の一つ!

     

    そこで今回は、社内でルールを設けなかった会社で起きた法人カード問題を紹介!
    また、実際に法人カードの社内ルールを設けるときに参考にしてほしい実例も解説します。

     

    あなたの会社がまだルールの導入していないのならば、これを見て作成してみてください!

     

     

     

    法人カード利用にはなぜ社内ルールを定めるべきなのか?

    法人カード:社内ルール

     

    会社で法人カードを導入するなら、利用について予め社内ルールを決めておくのが得策!
    というのも、多くの企業の間で社員による不正利用が高確率でおこっているからです。

     

    実際にあった、不正利用の実例

    法人カード:社内ルール

     

    ある会社員が、社用車にガソリンを入れに行ったときの話。
    その社員は、ガソリンの他に私的目的のための灯油を給油してしまったのです!

     

    一体なぜ社員はこんなことをしたのか聞いてみると、この会社では「誰が・どこで・何を・どうした」といった法人カードの利用内容を使用者に確認していなかったのです。

     

    確認されない=バレないと思った社員は、結果的に法人カードの不正利用をしてしまったようです。

     

    • 「プライベートの食事にも関わらず法人カードで決済してまった」
    • 「個人的な買い物を事務用品として会社の経費に計上してしまった」

     

    といった問題を抱えた企業もあるので、社内コンプライアンスの低下を防ぐためにも社内ルールを定め、しっかり守ることが大切です。

     

     

    「利用明細書で確認しているから問題ない」は問題あり!

    法人カード:社内ルール

     

    法人カードは、毎月1度、利用履歴が記載された利用明細書の発行がされます。
    この利用明細者を確認しているから大丈夫と思われている方も居ますが、実は注意が必要です!

     

    利用明細書というのは「○月×日 △店 金額」といった形で利用状況がまとめられたもの。
    一見細かくまとめられていると思いますが、実は利用状況の内容までは載っていません

     

    そのため、上記のようなガソリンと灯油を買った場合には「○月×日 ガソリンスタンド 2,000円」といった合算された形で明細に載るので、一見不正受給かどうかは分からないのです。

     

     

     

    不正利用を防ぐ「社内ルール」を考えよう!

    社内

     

    では、実際にどういった内容であれば良いのか、不正利用を防ぐための3つの社内ルールをを紹介します。

     

    利用できる社員を限定する

    社内

     

    法人カードの利用は会社の中で信頼できる人に絞ることで、不正利用のリスクを抑えます。
    不正利用による理解度を考えると、役員クラスが法人カードを持つのが適任。

     

    もし他の方が利用したい場合は、この方の許可無くして使えないというルールも大切!

     

    この社内ルールがあれば、一般社員は法人カードの利用について、上司は貸すことについての責任感がそれぞれ生まれるので、不正利用の確率が減ります。

     

     

    使用するには、上司への報告を設ける

    社内

     

    利用の際には必ず、利用内容・時間・場所などを報告するルール設けます。

     

    この社内ルールがあれば第三者が確認できるので、誰がどの法人カードを利用したか把握できます。
    また、利用者本人も第三者に知られることで、不正利用しにくくなるといったメリットがあります。

     

     

    使用した内容の証明書を提出

    社内

     

    法人カードを利用したら、しっかりと領収書やレシートといった証明書を提出するルールを設けます。

     

    法人カード発行会社から送られてくる利用明細書では、使用内容を完璧に把握することは困難です。
    そこでこのルールを設けることで、利用明細書との二重チェックができ、不正利用に強くなります!

     

    ※法人カード決済での領収書の取り扱いについては、こちらの記事をご覧ください。
    法人カード決済では領収書の提出不要?!

     

     

     

    社内ルールを定め、正しく法人カードを活用しましょう。

    法人カード:社内ルール

     

    社内ルールを設けるのは初めは面倒ですが、後々のことを考えしっかりと組む方が得策。
    もし社内でルールを設けることになった場合は、キッチリし過ぎないようにすることも大切です。

     

    固く作りすぎると別の問題が出てきたり、社員も疑われる中で法人カードを使うのは気が重くなるので、最低限の社内ルールと社員のリテラシーに任せるぐらいをお勧めします。

     

    社内ルールをしっかり儲けることができたら、あとは法人カード選びです。
    業務効率化や経費削減と、導入するだけでメリットが得られる法人カードはビジネスには欠かせません。

     

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